このような意見に対して、お応えしていきます。
✔本記事の内容
- 仕事が忙しい社会人の特徴を解説
- 時間に余裕がある人の共通の特徴
「仕事がいつも忙しくて、余裕がないことを愚痴る」「同期との飲み会で残業自慢が始まる」といったことを経験している人は多いと思います。
私も、他部署の同期と昼食をとる際、残業自慢が始まることがあります。
もしかしたら、あなたも仕事がいつも忙しく、残業続きになっているかもしれません。
残業しなくてはならない原因は、
- 納期通りに確実に終わらない仕事量
- 定時内に終わる仕事量
の２つに分けられ、部署内の同じ役職の人の忙しさで、どちらか見分けることができます。
「納期通りに確実に終わらない仕事量」の場合は、ブラックである可能性が非常に高いため、すぐに転職することをおすすめします。
しかし、「定時内に終わる仕事量」の場合は、あなたに責任があります。
そこで本記事では、「社会人で時間がない人の特徴」と「仕事時間に余裕がある共通の特徴」をご紹介します。
Contents
忙しい社会人＝仕事ができない人
会社内で忙しい人は多く見かけると思いますが、ずっと忙しく働いている人は「仕事ができない人」です。
忙しい理由は、どんな仕事でも時間をかけて行うし、ミスを繰り返すことで時間がかかり、忙しくなることがほとんどです。
もしあなたが、会社内で、
- 会議や出張が多くて忙しい
- 毎日残業してて、自分の時間がとれない
- 昼休みも休まず仕事をしている
などと聞けば、「バリバリ仕事をこなすエリート」や「いろいろな仕事を任せてもらえる頼りになる人」といったイメージが浮かぶかと思います。
しかし、実際には「忙しい」が口癖の人は仕事ができない人のほうが多く、反対に、いつも余裕がある人や暇そうにしている人のほうが、仕事を効率よくこなしています。
仕事で忙しい社会人の特徴
- 会議やミーティングで忙しい気分になる
- タスクが多い
- 仕事の締切をあいまいにする
- 無意味な残業をする
- コミュニケーション能力が低い
仕事で忙しい人は共通の特徴を持っていることが多いため、ここでは「仕事で忙しい社会人の特徴」を５つご紹介します。
もし一つでも当てはまることがあれば、改善することを意識して、仕事に取り組んでみましょう。
会議やミーティングで忙しい気分になる
会議やミーティングによく参加する人は、忙しくなることが多いです。
1つの会議を開催すると、
- 会議のメール案内
- 会議で用いる資料作成
- 機材の調整
- 議事録作成
などといった準備をする必要があるため、本来業務をする時間が大幅に削られます。
会議に参加するなら、「事前準備」「出席者へ根回し」するなど、短時間で密度の濃い会議になるように工夫をしましょう。
タスクが多い
「メールチェック」「資料確認」など普段のタスクが多いと、忙しくなってしまいします。
人は１つのことに集中するためには、１０分～２０分ほど時間が必要なため、タスクが多いと集中して仕事を行うことができません。
集中できないと、すぐに終わる作業でも人より２倍、３倍かけないと仕事が終わらないため、忙しくなります。
解決策は簡単で、「メールチェックや資料確認する時間と回数を決める」「自分が集中できる環境を整える」だけです。
特にメールチェックは今すぐにでも始められることなので、会社では集中できない方は、一度試していましょう。
仕事の締切をあいまいにする
仕事が終わらず常に忙しくしている人は、仕事をいつまでに終わらせるかを決めず、だらだらと仕事をしていることが多いです。
仕事ができる人は、仕事の「計画」と「優先順位」を考えてから、効率よく動きます。
例え突発的な業務が入っても、仕事の計画と優先順位さえはっきりしていれば、何を先にやればよいのかすぐにわかるし、時間がないのなら他の人に仕事を任せるといったことができます。
しかし、締切をあいまいにしていると、仕事がいつ終わるかわからないため、行き当たりばったりで仕事を行うため、無駄に時間がかかり忙しくなります。
そのため、いつも仕事の締切をあいまいにしているのなら、次からは下記の３つを意識して仕事をしましょう。
✔締切を設ける際の注意点
- 納期を決める
- 納期を守るように業務計画を立てる
- 複数の仕事があるなら優先順位をつける
無意味な残業をする
いつも残業をしている人は、「効率よく仕事をすることが身についていない」ことが多いため、常に忙しくしています。
残業が多いと、
- 睡眠時間が減る
- 食生活が乱れる
などの弊害があるため、注意散漫となり、いつもはしないミスが増えます。
効率的に仕事を終わらせ、体を休ませることは非常に重要ですし、なにより残業をすると他の人が定時に帰りづらくなり、迷惑をかけます。
普段から残業が多い人は「残業をしないぞ！」と考えて仕事をするだけで、自然と効率よく仕事ができるため、一度試してみてください。
コミュニケーション能力が低い
忙しい人は、コミュニケーション能力がとても低いです。
仕事をするうえで、報告・相談する場面は数多くあり、コミュニケーション能力が低いと、他の人より時間をかけて説明をしなければなりません。
例えば、部下に仕事を任せる時、「この仕事をやっておいて」と「重要で急ぎの資料だから、優先的にこの仕事に取り組んで」と伝えるのでは、受けてか見ると、ずいぶん印象が違います。
自分を優先し、相手のことを考えずにコミュニケーションをとると、後からトラブルになることがあるため、伝える力は必ず身に付けておきましょう。
仕事ができる社会人は時間の使い方が上手
仕事時間に余裕がある人は、共通して「時間の使い方が非常に上手」であることが多いです。
集中する時は、会議やミーティングを入れずに時間を作る、ちょっとした資料作成や確認作業が必要なときは、空いた時間に取り組むなど、時間を無駄にすることはありません。
忙しい人は毎日時間に追われて仕事をしていますが、時間に余裕がある人は、時間をコントロールする方法を知っているため、効率よく仕事をしています。
いつも忙しく仕事をしているなら、まずは仕事の計画と、優先順位をきちんと決め、メリハリをつけて仕事をしましょう。
まとめ
記事のポイントをまとめます。
仕事が忙しい社会人の特徴
- 会議やミーティングで忙しい気分になる
- タスクが多い
- 仕事の締切をあいまいにする
- 無意味な残業をする
- コミュニケーション能力が低い
・いつも忙しいなら計画を立てて効率よく仕事をこなす
仕事ができる人とできない人の差は、時間をコントロールする方法を知っているか・知っていないかの違いだけだと私は考えています。
時間に余裕があるのは、才能の違いだという人をたまに見かけますが、社会人の仕事に才能は必要ありません。
いつも忙しく仕事をしている人は、少しでも本記事が参考になればうれしいです。
それでは、また。
